Notionで議事録をテンプレート化するときはデータベーステンプレートを使おう。ややこしい3種類のテンプレートの違いも徹底解説!

最終更新
2022/2/25 9:35
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かずうぉんばっと
Notionを使っていて
「議事録や日報など同じページを何度も作りたいけど、あれどうやってやればいいかわからない....え...え...😵‍💫」
となったことありませんか?
 
実はNotionには
  • データベーステンプレート
  • テンプレートボタン
  • テンプレート
の3種類のテンプレートがあり、どれを使えばいいのか非常にややこしくなってしまっています。
 
そこでこの記事では議事録のようなページをテンプレート化する方法に加えてこれら3種類のテンプレートがそれぞれどういうものなのか、どう使い分ければいいのかを徹底解説していきます💪
 

目次

 

何度も同じフォーマットのページを作りたい場合はデータベーステンプレート

データベーステンプレートとは?

データベーステンプレートはページをテンプレート化し、同じフォーマットのページを簡単に作成できるようにするための機能です。
恐らくほとんどの方が想像する一般的なテンプレート機能がこのデータベーステンプレートに当たります。

いつ使えばいいの?

議事録や日報など、何度も同じフォーマットでページを作りたい場合はデータベーステンプレートを使用します。後述のテンプレートボタンやテンプレートでもページのテンプレート化ができそうに思ってしまい、多くの方がここに辿り着けずに迷子になってしまいます😢

使い方は?

1. データベースを作成する

データベーステンプレートを使用するには、データベースが必要なのでまずデータベースを作成します。新規にページを作成し、データベース > テーブルを選択してください。
データベース▶︎テーブルを選択
データベース▶︎テーブルを選択
 

2. テンプレートを作成する

  1. データベース内右上の ▼のアイコン > +新規テンプレート でデータベーステンプレートを作成する画面に遷移できます。
+新規テンプレートを選択
+新規テンプレートを選択
ちなみに新規ページを作成する際に出てくるテンプレートを作成してください からも遷移することができます。
ページ作成時にも選択可能
ページ作成時にも選択可能
 
  1. 遷移できたら、通常のページと同様の方法で編集できます。(データベーステンプレートの編集時には上にテンプレートを編集していますの文字が表示されます。)
    1. ページと同じ要領でテンプレートを編集
      ページと同じ要領でテンプレートを編集
 

3. データベーステンプレートを使用する

データベーステンプレートを作成すると▼のアイコン から作成したテンプレートが選択できるようになります。
データベースホームからテンプレートが選択できるようになる
データベースホームからテンプレートが選択できるようになる
作成時と同様、新規に作成する際にもテンプレートを選択できるようになります。
ページ作成時にも選択可能
ページ作成時にも選択可能
選択するとテンプレートの内容が自動で埋め込まれます。
テンプレートの内容が埋め込まれる
テンプレートの内容が埋め込まれる
 
⚠️
データベーステンプレートは同一のデータベース内のみで使用が可能です。ワークスペース全体で共通のページのテンプレートを作成することは現状できないようです。 Notion公式ではページを作って毎回複製する方法が推奨されています。(このページのFAQ参照)
 
データベーステンプレートについてより詳しくはこちらを参照ください。
 

ページ内で同じブロックを何度も作りたい場合はテンプレートボタン

テンプレートボタンとは?

テンプレートボタンはページ内で同一のブロックを簡単に作成できるボタンです。
⚠️
作成したボタンはページ内でのみ有効です。他のページからボタンを再利用するような使い方はできません。

いつ使えばいいの?

上述の通りテンプレートボタンはページ内でのみ有効なので、ページ内で同じブロックを何度も作る場合に利用できます。
具体例を見てみましょう。

1. その日のTODOの追加に利用する

今日やることのようなTODOリストを作っている場合、TODOを作成する用のテンプレートボタンを作ることで、いちいち / → todo としなくてもボタン1つでTODOを足せるようになります。
ボタンテンプレートの例
ボタンテンプレートの例

2. 日記

1つのページで日記を書くような場合もテンプレートボタンが利用できます。
日記にも使える
日記にも使える
💡
ページを分けて日記を書きたいような場合は前述のデータベーステンプレートを使用しましょう。
 

使い方は?

テンプレートボタンを作成する

  1. テンプレートボタンを使うにはページ内で / → template と入力して、テンプレートボタン を選択します。
 
テンプレートボタンを選択
テンプレートボタンを選択
  1. ボタンの名前とテンプレートの内容を入力して、閉じる を選択します。
入力して閉じる
入力して閉じる

テンプレートボタンを使用する

作成したボタンを使用するにはボタンをクリックするだけです。簡単ですね!
テンプレートボタンを使用する
テンプレートボタンを使用する
 
テンプレートボタンについてより詳しくはこちらのページをご覧ください。
テンプレートボタン
テンプレートボタン をページに追加するとテンプレート作成画面が表示され、複製したいコンテンツを入力することができます。内容を保存すると設定した名前でボタンが作成され、それをクリックすることで設定したコンテンツを複製することが可能になります。 テンプレートボタンは、例えば決まった質問事項が並んだ日記を書きたい場合や、一日の初めに決まったToDoの入ったリストを作成したい場合などにご活用いただけます。 ボタンを追加するには、ブロックの左側の + マークをクリックし、表示されるメニューから テンプレートボタン を選択します。スラッシュコマンドの /template → enter キーでも可です。これで、テンプレートボタンの作成画面が表示されます。 ボタンの名前 セクションでボタンの名前を設定し、ボタン押下時に複製したい内容を テンプレート セクションの下にドラッグアンドドロップします。通常のページ編集のように、テンプレートボタン作成画面内に直接コンテンツを追加することも可能です。 テンプレートのコンテンツには見出し、箇条書き、チェックボックス等の複数のブロックを一度に設定することが可能です。 コンテンツの編集が完了したら、 テンプレートボタン 作成画面の右上にある 閉じる ボタンをクリックすれば完成です。 テンプレートボタン もブロックの一種ですので、他のコンテンツと同様の操作が可能です。 テンプレートボタンにポインターを合わせ、左側の ⋮⋮ または右側の *** を左右どちらかでクリックすれば、同じメニューが呼び出されます。
 

Notion公式/コミュニティが作ったページを雛形にしたい場合はテンプレート

テンプレートとは?

テンプレートはNotion公式もしくはコミュニティが用意した、ページやデータベースの雛形です。ややこしいのが、ここに自分でテンプレートを追加することはできないということです。
あくまでもコピーして使えるお手本ページという立ち位置であることを理解しておきましょう。

いつ使えばいいの?

0からページを作るのが難しい時や面倒な時にテンプレートを雛形として、かんたんにページ/データベースを作成することができます。
特にNotionの使い方に慣れていない場合はまずはこちらのテンプレートを使ってみて、どのように作っていけばいいのか参考にするのが良いでしょう。
⚠️
再三ですが、社内で繰り返し利用するページを作りたいような場合はテンプレートではなくデータベーステンプレートを使用します。

使い方は?

公式のテンプレートを使う

公式テンプレートを使う場合は
  1. サイドメニュー左下のテンプレート を選択します。
    1. 画面左下のテンプレートを選択
      画面左下のテンプレートを選択
  1. 使いたいテンプレートを選択し、このテンプレートを使用する を選択します。
    1. 利用したいテンプレートを選択
      利用したいテンプレートを選択
  1. ワークスペースにインポートされるので、あとは自由に編集できます。
 

コミュニティテンプレートを使用する

Notion公式が提供するもの以外にコミュニティーが作成した便利なテンプレートをインポートして利用することもできます。
  1. テンプレートギャラリーページにアクセスします。
  1. 使いたいテンプレートページを見つけたら、ワークスペースを選択し、Duplicate template を選択します。
    1. Duplicate Template
      Duplicate Template
  1. テンプレートがワークスペースにインポートされるので、あとは自由に編集できます。
ワークスペースにコピーされる
ワークスペースにコピーされる
 

まとめ

以上3種類のテンプレートの違いについてご説明しました!
90%以上の人がやりたいテンプレートは同じページのテンプレート化だと思うので、
  • 同じページをテンプレート化するときはデータベーステンプレートを使う
  • ワークスペース全体でページをテンプレート化する方法は存在しない。(やりたければページを複製するしかない)
の2点をしっかり押さえておけばバッチリかと思います👍
 

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かずうぉんばっと
エンジニア兼株式会社ウォンバットテクノロジーCEO。
自身で日程調整サービスの開発も行う日程調整の専門家。
NotionやGoogleカレンダーなどITツールを使った業務効率化も得意。