ビジネスにおける日程調整メールの書き方/マナー
「日程調整メールの基本的な書き方やマナーが分からない…。」
「先方に失礼のない日程調整メールを送れるようになりたい」
ビジネスシーンにおいて日程調整メールは、必要不可欠なスキルです。それゆえに基本的な書き方やマナーを押さえておかないと、時間のロスや先方へ不快感を与えかねません。
そこでこの記事では、以下の2つを解説します。
- 日程調整メールの例文を分解
- 日程調整メールで注意したい3つのポイント
日程調整メールの基本的な書き方や注意したいポイントを押さえることで、先方と気持ち良い連絡ができるようになりましょう。
ぜひ、最後までお読みください。
目次
日程調整メールの例文を分解して解説！
日程調整メールは、以下の5つに分解できます。
- 件名
- 冒頭の挨拶
- 用件
- 末尾の文
- 署名
基本的な日程調整メールの例文を用いて、各項目の正しい書き方や注意点について詳しく解説します。
例文は以下になります。
1. 件名
件名はメールの内容が一目で分かるように書きましょう。
用件と関係のない情報が入るとメールの重要性が伝わらず、開いてもらえないことがあるからです。
メールを確認してもらえないと、その後の会議や商談に影響します。仮にメールを開いても、用件が何か分からず読み進めるのは、先方にとってストレスになります。
そのため、簡潔な言葉で用件が伝わる件名を書けることが重要なのです。
2. 冒頭の挨拶
冒頭は「手短な挨拶」と「メールを送った理由」について簡潔に書きましょう。
挨拶文は、社内なら「お疲れ様です」、社外なら「いつもお世話になっております」などの表現が一般的に用いられます。
また、初回のみ会社名と自分の名前を記載しておきましょう。メールだと顔が見えないため、名前まで記載しておくことで先方へ丁寧な印象や安心感を与えます。2回目以降は省略しても構いません。
3. 用件
日程調整メールにおける用件は候補日を複数提示し、先方が選べるように配慮すると良いでしょう。その際、日時まで具体的に明記することをおすすめします。
時間まで決めておくことで、当日のスケジュールを立てやすくなります。お互いの時間を無駄にしないためにも、詳細まで決めておくことが重要なのです。
4. 末尾の文
末尾の文は「先方への思いやりや配慮」と「締めくくりの簡単な挨拶」を書くと良いでしょう。
メールはお互いの顔が見えない分、冷たい印象を与えてしまう可能性があります。その後の関係性にも影響しかねないので、細心の注意を払いましょう。
5. 署名
署名で記載する内容と順番は、以下になります。
- 会社名
- 部署名
- 担当者名
- 住所
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス
- 自社サイトのURL
署名は自分が何者であるかを明らかにし、その後の連絡や契約をスムーズするために必要不可欠な項目です。
また署名を作成したら、送信前に以下の2つをチェックすると良いでしょう。
- アドレスやURLが正常に機能するか
- メールにしてもレイアウトが崩れていないか
先方へ不快感を与えないように配慮した署名を作成しましょう。
日程調整メールで注意したい3つのポイントを解説！
日程調整メールは、先方へ配慮しつつ最小限の時間で調整できると良いでしょう。
そこでこの章では、日程調整メールで注意したいポイントについて、以下の3つを紹介します。
- 日時を必ず伝える
- 候補日に幅を持たせる
- 即日返信を心がける
思いやりのある日程調整ができるビジネスマンになるためにも、ぜひ参考にしてください。
1. 日時を必ず伝える
日程調整メールを送る時は、必ず日時まで伝えましょう。
具体的な日時を決めるとスケジュールが立てやすく、時間に余裕を持って行動できるからです。
例えば、営業マンなら1日のスケジュールを明確にできるため、効率的な営業周りが可能となります。人事担当者なら事前に会議室を抑えることや、余裕を持って資料作りもできます。
日程調整メールを送る時は、日時まで明確に伝えましょう。
2. 候補日に幅を持たせる
候補日に幅を持たせることで、先方が日程を選べるようにしましょう。
候補日は3〜5日を目安に送ると良いでしょう。候補日に幅を持たせることで、無駄なメールの往復を回避できます。日々忙しいビジネスマンだからこそ、1分1秒を無駄にはできません。
最小限のやりとりで日程調整ができるように心がけましょう。
3. 即日返信を心がける
即日返信を心がけることも日程調整メールで注意したいポイントです。
日程が確定しないと双方とも他のスケジュールを入れにくいからです。また、時間が経過するにつれて案件に対する認識のズレが発生し、再度確認する手間も増えます。
即日返信をして早めに日程調整することで、これらの問題を回避できます。
まとめ
日程調整メールの基本的な書き方や先方に失礼のないマナーについて理解できたと思います。
ビジネスマンとして働く上で、日程調整メールを送る機会は多々あります。そこで基本的な書き方やマナーができているか否かで先方へ与える印象が大きく変わります。
この記事を参考に、先方へ配慮した日程調整メールが送れるようになりましょう。
