Calendlyってどんなツール？登録方法から使い方まで徹底解説！
社内外でのミーティングが多くなるにつれ、「日程調整をもっと効率化できないか？」と誰もが考えることでしょう。電話やメールを使った日程調整には時間がかかり、時にはミーティング以上に時間を費やすこともあります。
本記事でご紹介するのは、世界中で利用されている日程調整ツールの「Calendly（カレンドリー）」です。日本語未対応なので日本での知名度は低いですが、世界では1,000万人のユーザーが使用し、Dropboxやebayなどの世界的企業も導入しています。
日々の日程調整に疲れてしまったという方は、まずCalendlyがどのような日程調整ツールかを知ってみましょう。
目次
日程調整ツールとは？
日程調整ツールとは、今後何らかの予定を組む人同士が空いている日時を共有しながら、スケジュールのすり合わせができるツールです。
ミーティング開催やパーソナルトレーニング予約などに際し、当事者同士が電話やメール、チャットなどのツールを使って日程調整を行う必要がありますが、手間も時間もかかります。日程調整ツールはカレンダーで自分の空いている日時を共有でき、相手には好きな日時を選択してもらうことができます。
日程調整がたったの数ステップで完了するので、ミーティング開催やパーソナルトレーニング予約など、日程調整を必要とするあらゆるシーンで手間を時間を削減してくれるツールです。
Calendly（カレンドリー）ってどんな日程調整ツール？
Calendlyが多くのユーザーに利用されている理由の1つが「無料から始められる」ことです。有料プランもありますが、無料プランでも十分活用できます。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど、各種カレンダーサービスと連携できるので、日頃の日程調整を効率化することが可能です。
Calendlyの特徴
Calendlyにはさまざまな特徴があります。よい面も悪い面も含めて、利用することで何が変わるのかを確認していきましょう。
Calendlyのメリット
Calendlyを利用する最大のメリットは「日程調整を効率化できる」ことでしょう。コロナ禍によりリモートワーク導入が進み、オフィスで働いた頃のように簡単にコミュニケーションが取れない状況にある企業も多数存在します。
ちょっとしたミーティングにも日程調整が必要になり、それに伴い業務効率も下がってしまいます。電話が繋がらない、メールの返信が遅いなど、さまざまな理由から日程調整に時間がかかっているのです。
Calendlyのような日程調整ツールを使うと、そうした日程調整を思い切り効率化できるメリットがあります。ミーティングを申し込む側は明確な空き日程を定時でき、申し込まれた側は好きなタイミングでミーティングの予定を入れられます。
これらの作業はすべてCalendly上で完結するので、非常にスムーズな日程調整が可能になるのです。全ての日程をカレンダー上で管理できればダブルブッキングも、会議漏れも起きません。
Calendlyのデメリット
一方で、Calendlyには「日本語未対応」と「有料バージョンの料金が高い」というデメリットもあります。インターフェース（操作画面）は全て英語なので、抵抗がある方は使いにくく感じるでしょう。もっとも操作方法はシンプルなので、使い方さえ覚えてしまえば大きな問題にはなりません。
有料バージョンでは4つのプランが設けられています。
＜無料プランに備わっている機能＞
- 日程調整カレンダーの作成、共有
- Google、Microsoft、iCloudアカウントとの連携
- WEB及びスマホアプリからカレンダーにアクセス
- カレンダーのURLをカスタマイズ
- 日程予約の自動通知
- カレンダーに企業ロゴなどを追加
- Webサイトとの連携
- Zoomなどのツールとの連携
＜有料プランで使えるようになる機能＞
- グループイベントの作成
- 予約後のリマインダーメールをカスタマイズ
- 予約者を指定のURLにリダイレクト
- カレンダーの色をカスタマイズ
- HubSpotなどとの連携
- PayPalなどとの連携
基本機能は無料プランでも利用できますが、無料プランでアクティブ（有効）にできるカレンダーは1つのみです。2つ以上のカレンダーをアクティブにして利用するには最低でも月10ドル（約1,150円）の料金がかかります。さらに、チームでカレンダー管理を行うとプロフェッショナルプランの契約が必要となり、月15ドル（約1,725円）の料金がかかります。※2022年2月中旬時点の為替レート
日程調整を効率化できるメリットは大きいですが、有料バージョンの契約が必要な場合は慎重な検討が欠かせません。
Calendlyを無料で使ってみよう！
それでは実際にCalendlyを使ってみましょう。まずは無料プランに登録していきます。
Calendlyの無料プランに登録する
Calendlyのトップページにアクセスし、画面右上に記載されている「Get started」をクリックすると無料登録を始められます。
するとメールアドレスを入力してくださいと表示されるので、入力欄に登録したいメールアドレスを入力して「Sing up」をクリックします。
次に登録方法を選ぶ画面が表示されます。今回はGmailを使っているので、中央に「Sign up with Google」と表示されていますね。これをクリックするとGoogleアカウントから簡単に登録可能です。ただし今回はCalendlyでパスワードを生成して無料アカウントを作成したいので、画面下部にある「Click here」から作成しました。
Googleアカウント（または他のメールアカウント）とCalendlyのパスワードを分けたいという方は、同様の方法で進めてください。逆にGoogleアカウントを使って手続きを簡素化させたい場合は中央の「Sign up with Google」をクリックしましょう。
次に、氏名とパスワードの入力を求める画面に移動します。中央に氏名、下にパスワードを入力して「Continue」をクリックしましょう。上部のメールアドレスは事前に入力したものが自動的に入力されているはずです。
すると登録したメールアドレス当てに確認メールが送信されます。該当のメールを開封したら中央に表示されている「Confirm My Email」のボタンをクリックしましょう。
最後に登録したパスワードを入力する画面が表示されるので、先ほど登録したパスワードを入力して「Continue」をクリックします。
以上でCalendlyへの無料プラン登録は完了です！
Calendlyで日程調整を始める
無料プランへの登録が完了したら、そのまま日程調整を始めてみましょう。先ほどの手順を進めると、「Welcom to Calendly!」という画面が表示されそのまま日程調整が始められるようになっています。
まずは日程調整カレンダーに設定するURLを入力しましょう。デフォルトでは登録した氏名が設定されているので、任意で変更してください。今回は「https://calendly.com/samlpe/」というURLで作成しました。URLが決まったら「Continue」をクリックしましょう。
続いてCalendlyと連携するカレンダーを選択します。今回はGoogleカレンダーを選択しましたが、Gmailで登録していてもOustlookカレンダーやiCloudカレンダーなど、他のカレンダーを選択できます。どのカレンダーとも連携したくない場合は、画面右下の「Continue without calendar」をクリックしましょう。